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Degefest-TrendAnalyse „Restart 2021/22“ erschienen

Zum wiederholten Mal hat der deutsche Fachverband Degefest (Verband der Kongress- und Seminarwirtschaft) seine Mitglieder befragt. 42,7 Prozent (im Vorjahr 38,6 Prozent) der Geschäftsführer und Mitarbeiter in leitenden Funktionen der im Verband organisierten Tagungsstätten (Bildungszentren, Kongress- und Veranstaltungszentren, Tagungshotellerie) nahmen an der Befragung, die zeitlich in die dritte Phase der Corona-Pandemie fiel, teil.

Corona hat zu einer Zäsur im MICE-Business geführt. Gerade in Zeiten des vollständigen Lockdowns widmete sich die Branche verstärkt den digitalen Möglichkeiten. Zwar sind die digitalen Events nichts Neues; bis zur Pandemie wurden sie aber vorwiegend als Ergänzungsangebote zu Präsenzveranstaltungen gesehen. Sie gelten nur bedingt als Ersatz des physischen Zusammenseins der Menschen. Sicherlich konnten die Veranstaltungshäuser und ihre Kunden durch die virtuellen Formate neue Erfahrungen sammeln, die Sehnsucht der Menschen, sich in der realen Welt zu begegnen, können sie aber nicht ersetzen.

Dazu der Initiator der Studie, Prof. Dr. Jerzy Jaworski (Foto) von der Hochschule Heilbronn: „Wir dürfen nicht vergessen, dass die Veranstaltungshäuser ihre Umsätze primär nicht nur durch die Wissensvermittlung generieren, sondern insbesondere durch Leistungen wie Catering, Veranstaltungs-Dienstleistungen, Übernachtungen, Begleitprogramme und vieles mehr. Finden Präsenzveranstaltungen aufgrund der Pandemie nicht statt und werden diese durch Online-Events ersetzt, wird damit das Kerngeschäft eines jeden Veranstaltungshauses gefährdet.“

Die Pandemie habe der Umfrage zufolge nahezu alle Befragten dazu gebracht, sich hinsichtlich digitaler Veranstaltungsformate entsprechende Technik, die dafür benötigte Ausstattung im Haus und das Wissen über die Durchführung anzueignen. Die Veranstaltungshäuser hätten in diesem Bereich damit ein hohes Kompetenzniveau erworben. Dennoch sähen die Häuser gleichzeitig die negativen Auswirkungen dieser Erweiterung. Die Befragten befürchten, dass die hybriden Veranstaltungen finanziell unrentabel sein werden, vor allem aber werde der „gute“ und direkte Kontakt zum Gast verloren gehen. Gerade in der Lockdown-Zeit finde eine Gästeentfremdung statt. Bei den Tagungsteilnehmern werde zudem eine falsche Erwartung geweckt („Es wird billiger“). Mit der Erweiterung des eigenen Angebots um hybride Formate entstünden zusätzliche Kosten, die selten gedeckt werden könnten. Andererseits würden die interessanten Angebote (Gastronomie etc.) weniger gebucht.

Der digitale Schub erfordert eine Investition, die nicht unterschätzt werden dürfe. Tagungsstätten müssten sich fragen, ob sie sich die benötigte Technik kaufen oder durch einen IT-Anbieter temporär anbieten müssen. Ungeachtet der Beantwortung dieser Frage sei auf jeden Fall eine schnelle und stabile Internet-Verbindung wichtig. Gerade Streamingdienste setzen hier eine gute Performance voraus. Die Teilnehmer der Studie hätten seit Pandemie-Beginn intensiv investiert und böten ihren Kunden diese Grundvoraussetzungen. Eine besondere Herausforderung stellt allerdings für alle Befragten in diesem Zusammenhang die Einhaltung der DSGVO dar.

Die gastronomischen Erlöse stellen einen wichtigen Bestandteil des wirtschaftlichen Erfolgs im Veranstaltungshaus dar. So erwarten die Teilnehmenden zumindest temporär, dass die Büffets verschwinden werden bzw. kein Selbstschöpfen möglich sein wird; dass das Essen exklusiver und teurer wird; dass mehr Bedienungspersonal benötigt wird; und dass vorgefertigte Essenpakete (beispielsweise Brown-Bag-Services) eingesetzt werden. Im Vergleich zu 2020 sind die Befragten allerdings etwas optimistischer und gehen von einer größeren Anerkennung bei den Kunden für die erbrachten gastronomischen Leistungen aus.

Auch die Hygiene-Maßnahmen kosten Geld. Nach Einschätzung der Befragten seien aber die Kunden der Tagungshäuser nur bedingt bereit, den damit verbundenen Mehr- und Kostenaufwand adäquat zu bezahlen. Diese Ergebnisse sind fast deckungsgleich mit denen des Vorjahres. Die Hygiene werde auch Auswirkungen auf die Größe der Tagungsstätte haben. Generell gelte: Eine Tagungsstätte benötigt für jeden Teilnehmer das Dreifache an Raum, etwa einen Sitzplatz im Plenarsaal (Reihenbestuhlung), einen Sitzplatz in einem Workshop-Raum und eine Fläche in den Break-out-Räumen (für Empfang, Pause mit u.U. Bewirtung, begleitenden Ausstellungen, Ausklang der Veranstaltung). Es könne sein, dass nach den Pandemie-Erfahrungen die DIN-Norm 15906 dem neuen Bedürfnis nach Raumfläche angepasst werden müsse. Die Tagungsstätten, die schon heute großzügig mit wichtiger werdenden Foyerflächen ausgestattet sind, würden dies in ihrer Marketing- und Kommunikationsarbeit zu nutzen wissen.

Die Umsatzeinbußen werden laut Einschätzung der Teilnehmer auch im Jahr 2021 enorm hoch sein: Knapp 85 Prozent der Befragten erwarten im Jahr 2021 nicht mehr als 70 Prozent des Umsatzes aus dem Jahr 2019. In den Jahren 2022 und 2023 erholt sich zwar der Veranstaltungsmarkt, aber noch nicht vollständig. Generell ließe sich aber sagen, dass die Befragten im Hinblick auf die zukünftige wirtschaftliche Lage ihrer Tagungsstätte positiv denken. Zwar rechne kaum jemand damit, dass das wirtschaftliche Niveau des Rekordjahres 2019 schon bald erreicht wird; eine klare Tendenz zur Besserung sähen aber die meisten Befragten.

„Wir werden eine Renaissance der physischen Begegnungen erleben“, fasst ein Teilnehmer seine Erwartung für die Zeit nach der Pandemie zusammen. Die Befragten erwarten keinen starken Weggang eigener Mitarbeiter oder den Verlust von Kunden. Sie fürchten sich nicht um die Existenz des Veranstaltungshauses. Im Veranstaltungshaus müsse das Dienstleistungsportfolio zwar nachhaltig angepasst werden, es wird aber auch angeführt, dass sich dadurch Chancen eröffnen, neue Kundengruppen zu gewinnen.

Die Daten der Studie 2021 wurden analog zu 2020 im Rahmen einer Online-Befragung erhoben. Im Februar 2021 wurde die Untersuchungsmethode (Verfeinerung der Online-Fragebögen, organisatorische Maßnahmen) ausgearbeitet, im März 2021 die Online-Befragung durchgeführt. Die Auswertung sowie die redaktionelle Aufarbeitung der Ergebnisse fand im Zeitraum April bis Mai 2021 statt.

(Fotos: Alex Talash/Desirée Beck/Degefest)

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